工人離職檔案點處理？DGX HRMS教你CWRG私隱合規與考勤審批流程

工人離職檔案處理不當隨時違反CIC私隱規定！

香港建造業議會（CIC）與發展局近年積極推動地盤數碼化管理，對工人檔案記錄的隱私要求愈趨嚴格。工程負責人、項目經理（PM）及營造師必須即時掌握新政策，以確保地盤合規並避免面臨法律責任。本文將聚焦CIC對地盤工人檔案記錄的隱私要求，解釋在CWRG系統中工人離職後的正確操作，並介紹DGX HRMS如何透過角色與權限系統實現精細化權限控制，以及考勤與薪酬管理中的審批流程注意事項。

CWRG系統工人離職正確操作

在CWRG系統中，工人離職後，地盤管理人員不應直接「刪除」歷史檔案，而是必須更新其工人註冊表的「結束日期」至離職當日。根據香港法例第583章《建造業工人註冊條例》，總承建商必須依時提交每日出勤紀錄（DAR）。當工人離職時，應在下一個提交週期（7日內）或工人離職當天，於系統內停用或更新該工人的地盤權限，確保其無法再在該地盤拍卡。否則，可能構成侵犯工人隱私，面臨罰款甚至法律責任。

DGX HRMS角色與權限系統

DGX HRMS提供完善的系統管理功能，其中角色與權限系統基於策略與角色混合架構設計，可根據經營情況具體定義角色。常見角色包括系統管理員SystemAdmin、公司管理員Admin、公司操作員MainComOperator等。管理員可設定權限定義，設定權限和策略，確保不同崗位人員僅能訪問其職責範圍內的數據，例如考勤審批、薪酬計算等敏感操作。這不僅提升數據安全性，也符合私隱合規要求。

考勤審批流程注意事項

使用DGX HRMS進行考勤審批時，需注意以下事項：如果使用審批流程進行審批，排班設置不能重複多次啟動，必須要重新創建排班設置；如果使用普通的審批，則可以重複啟動或停止排班。此外，當工人離職時，需手動調整下班拍卡，以完善當天漏打的下班考勤。然後，錄入一筆薪酬通知金7天= 20000 7/30，通過新增一筆賬目明細並備註為「薪酬7天通知金」（由於當天考勤未完成需時計算）。接著到薪酬考勤扣減：審批確認（審批通過，就不會持續每天計算），目的就是2萬-15天的考勤扣減=1萬。如果也需要執行考勤KPI獎罰機制，那需要審批通過對應月份的KPI考覈，假設為0。如果還有附加薪酬計算項目則需要確認或取消。最後到薪酬賬目中，按月度結算列表查詢陳大文，進行審批確認流程，最終結果是1萬+ 20000 7/30。通俗的解釋就是：應扣減未完成的餘下結算週期（月度）內的排班，以及遲到早退的工作時間就是考勤應扣減金額。完成銀行劃賬後，點擊結算錄入相關交易號、銀行資料等等，報表輸出存檔，整個過程就完成。補充說明：上述產生的扣減與財務項目已經審批，對次日產生的系統計算並不影響。

記賬編碼標註

DGX HRMS系統計算的記賬編碼後面標註是[SYSCALC]，自定義的記賬編碼後面標註是[CUSTOMIZE]，系統默認的記賬編碼非邏輯業務計算的，後面標註是[SYSTEM]。此外，系統支持多種請假類型，如一般性請假GL: GENERALLEAVE、行政假ADL: ADMINISTRATIVELEAVE、病假SL: SICKLEAVE、年假AL: ANNUAL_LEAVE、侍產假PL: Paternity Leave等，方便企業靈活管理。

DGX HRMS還提供報表、Email Account、軟件信息、行業解決方案、開發功能業務、系統管理（包括用戶角色授權、角色定義列表、角色授權、公司服務審核、配置/CONFIG、多語言管理、系統用戶、批量導入考勤名單等功能），全面滿足地盤人力資源管理需求。

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